Tip: TimeWriter kan facturen maken en de journaalposten naar Exact online overbrengen, hierdoor heeft u de facturatie niet nodig in Exact en kunt u een goedkoper abonnement nemen bij Exact.
Op onderstaande tabbladen kunnen de instellingen voor het koppelen met de Exact API journaalposten worden ingevoerd:
API instellingen
Kies eerst de Exact locatie (Land). Vul daarna de Client ID en Client secret in.
Om aan een Client ID en Client secret te komen gaat u alsvolgt te werk:
•Ga naar: https://apps.exactonline.com.
•Log in (rechtsboven).
•Ga dan naar 'Registreer API keys' (rechtsboven)
•Ga dan naar 'Registreer een nieuwe API key'.
•Vul een App naam in (Bijvoorbeeld TimeWriter)
•Vul bij redirect url in https://secure.xso.nl/Exact
•Klik op 'Bewaren'.
•Daarna komt u weer in het App overzicht en kunt u de zonet aangemaakte App bewerken om de Client ID en Client secret over te nemen.
Administratie
Kies hier uw Exact administratie, verkoop dagboek, grootboekrekening en BTW code. Deze worden gebruikt bij het genereren van de orders in TimeWriter.
Klanten bijwerken
Op dit tabblad kunnen TimeWriter klanten worden geactualiseerd met, gekoppeld aan en geïmporteerd vanuit de Exact klantgegevens.
Leveringen
Er kan gebruik gemaakt worden van de optie 'Leveringen' in de module 'Taken'.
Factureren
In de module Facturering | Factureren zijn voor deze koppeling de volgende knoppen beschikbaar.
De knoppen op de toolbar boven de Orders hebben de volgende functies:
Knop(pen) |
Functie |
 |
Hiermee kan een nieuwe order worden toegevoegd (die niet is gebaseerd op urenboekingen). |
 |
Hiermee kan de order worden gewijzigd. Ook orderregels kunnen hiermee worden toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. |
 |
Verwijder de gehele order(s) en alle orderregels van de geselecteerde order(s). |
 |
Voor te factureren uren of taken worden eerst orders gegenereerd, zie: Orders genereren. |
 |
Druk het specificatie rapport af (zoals ingesteld bij Onderhoud en instellingen | Facturering | Facturering) voor de geselecteerde order. |
 |
Door op proeffactuur te drukken wordt er een pdf gegenereerd, zoals de factuur er ongeveer uit zal komen te zien. |
 |
Voeg de orders van dezelfde klant samen tot één order. |
 |
Wanneer het Order tabblad geselecteerd is kunnen via de knop Factuur maken facturen worden gemaakt van de geselecteerde order(s). De orders worden dan omgezet naar facturen en verschijnen op het tabblad Facturen. Van de facturen worden journaalposten aangemaakt en doorgestuurd naar Exact. Er wordt tevens per factuur een pdf gemaakt en opgeslagen in de uitvoer locatie zoals bij Onderhoud en instellingen | Instellingen | Rapportage is ingesteld. |
Met de knop
kan een order worden uitgevouwen. Onder de order worden dan de orderregels getoond.
Tabblad Facturen
Op het tabblad facturen staan alle facturen.
De knoppen op de toolbar boven de Facturen hebben de volgende functies:
Knop(pen) |
Functie |
|
Hiermee kan de status betaald van de factuur worden aangepast. |
|
Hiermee kan de factuur in zijn geheel verwijderd worden. LET OP: verwijderde factuurnummers worden niet hergebruikt en de journaalposten worden niet uit de koppeling verwijderd. |
|
Druk het specificatie rapport af (zoals ingesteld bij Onderhoud en instellingen | Facturering | Facturering) voor de geselecteerde order. |
 |
Druk de factuur nog een keer af. |
 |
Download de factuur. |
 |
Verstuur een e-mail voor de geselecteerde facturen met de factuur (PDF) als bijlage. De opmaak van de factuur kan worden ingesteld bij Facturering | Instellingen | E-maillayout |
Met de knop kan een factuur worden uitgevouwen. Onder de factuur worden dan de factuurregels getoond.