Modules > Stamgegevens

Hier worden de basis gegevens voor de medewerkers en medewerkergroepen, groepslidmaatschappen, autorisaties, programmamodule toegang en data toegang ingevuld. Kies Stamgegevens | Medewerker in de Module verkenner.

In de medewerkerslijst worden de medewerkergroepen getoond met de naam vet gedrukt en een groepsafbeelding .

	Ongeldige medewerkers (niet meer in dienst) worden in de lijst in een rode kleur getoond. In lijsten kunnen ongeldige items worden verborgen door het vinkje links van het zoekvak aan te zetten. N.B. Dit is een globale instelling en wordt dus toegepast op alle keuzelijsten waar deze instelling beschikbaar is. Om snel een medewerker uit de lijst op te zoeken kan (een gedeelte van) de medewerker naam in het zoekvak boven de lijst ingevuld worden.
	Rechts van het zoekvak is deze knop beschikbaar voor het wijzigen van kolominstellingen van de lijst zoals bijvoorbeeld kolom breedtes, groepen in- en uitklappen, kolommen tonen/verbergen.

Ongeldige medewerkers (niet meer in dienst) worden in de lijst in een rode kleur getoond. In lijsten kunnen ongeldige items worden verborgen door het vinkje links van het zoekvak aan te zetten.

N.B. Dit is een globale instelling en wordt dus toegepast op alle keuzelijsten waar deze instelling beschikbaar is.

Om snel een medewerker uit de lijst op te zoeken kan (een gedeelte van) de medewerker naam in het zoekvak boven de lijst ingevuld worden.

Rechts van het zoekvak is deze knop beschikbaar voor het wijzigen van kolominstellingen van de lijst zoals bijvoorbeeld kolom breedtes, groepen in- en uitklappen, kolommen tonen/verbergen.

Bij een medewerker kunt u op het eerste tabblad de volgende gegevens invoeren:

Naam	Wordt getoond in rapportage en bij het maken van urenboekingen.
Categorie	Een vrije categorie omschrijving, kan gebruikt worden in de rapportage.
Afkorting	Kan gebruikt worden in de rapportage.
Inlognaam	De naam waarmee de medewerker kan inloggen.
Wachtwoord	Het wachtwoord wat gebruikt moet worden om in te kunnen loggen.
Email	Het email adres van de gebruiker.
Overhead	Bij overhead kunt u aangeven of een urenboeking op dit aspect overhead is of niet. Bij zowel Medewerker als de overige aspecten (zoals b.v. Klant, Product, Activiteit) komt het veld overhead voor. Als bij één of meerdere aspecten overhead is aangevinkt dan wordt de urenboeking ook overhead. Hier kan later een rapport op gefilterd/beperkt worden.
Geldigheid	Hier kan ingesteld worden van .. t/m .. wanneer een medewerker geldig (in dienst) is. In keuze lijsten kunnen ongeldige items worden verborgen door het vinkje voor het selectie filter aan te zetten.
Gebruikersvelden	Bij Onderhoud en instellingen \| Velden kunnen gebruikersvelden ingesteld zijn. Deze zijn dan hier in te vullen per medewerker. Deze gegevens kunnen gebruikt worden bij de rapportage.

Op het tweede tabblad Referentie uren kan worden aangegeven hoeveel uren een medewerker zou moeten verantwoorden.

In bovenstaand voorbeeld kunt u zien dat Ellen tot week 49 van 2014 32 uur moet boeken, daarna 24 uur.

Bij een medewerkergroep kunt u op het eerste tabblad de volgende gegevens invoeren:

Naam	Wordt getoond in rapportage en, indien van toepassing, als hoedanigheid bij het maken van urenboekingen.
Categorie	Een vrije categorie omschrijving, kan gebruikt worden in de rapportage.
Niet voor toegang	Aanvinken indien deze medewerkergroep niet bedoeld is voor toepassen bij toegang.
Niet voor autorisaties	Aanvinken indien deze medewerkergroep niet bedoeld is voor toepassen bij autorisaties.
Niet voor tariefafspraken	Aanvinken indien deze medewerkergroep niet bedoeld is voor toepassen bij tariefafspraken.
Niet voor budgetcontrole	Aanvinken indien deze medewerkergroep niet bedoeld is voor toepassen bij budgetcontrole.
Niet voor programmamodules	Aanvinken indien deze medewerkergroep niet bedoeld is voor toepassen bij programmamodules.
Gebruikersvelden	Bij Onderhoud en instellingen \| Velden kunnen gebruikersvelden ingesteld zijn. Deze zijn dan hier in te vullen per medewerkergroep. Deze gegevens kunnen gebruikt worden bij de rapportage.

Het beheren van de gegevens gaat via de knoppen op de toolbar:

Nieuw	Maak een nieuwe medewerker aan.
Nieuwe groep	Maak een nieuwe medewerkergroep aan.
Bewerk	Bewerk de geselecteerd medewerker of groep.
Verwijder	Verwijder de geselecteerde medewerker of groep. Om geen data verloren te laten gaan wordt de medewerker niet echt gewist, maar krijgt hij een gewist-markering. De medewerker kan dan niet meer inloggen, maar komt nog wel voor bij historische boekingen en in de rapportage.
Herstel	Zie Herstel gewist-markering.
Webclient uitnodiging	Geselecteerde medewerker uitnodigen om de TimeWriter webclient te gebruiken via een e-mail met een persoonlijke link en QR-code (alleen beschikbaar bij gebruik van de cloud database).
Overnemen	Neem alle (groeps)lidmaatschappen, module toegang, autorisaties en toegang over van een andere medewerker of groep. Bestaande instellingen zullen worden gewist.
Importeer	Importeer medewerker gegevens uit een Excel bestand. Zie importeren.

Alle knoppen op de toolbar zijn ook beschikbaar in het hoofdmenu en onder de rechtermuisknop van de medewerkers lijst. Hier ziet u ook welke sneltoetsen beschikbaar zijn.

Een medewerkergroep vullen met medewerkers

Het vullen van een medewerkergroep met medewerkers gaat als volgt:

1.Selecteer een medewerkergroep.

2.Klik op Bewerk.

3.Selecteer tabblad Groepsleden.

4.Verplaats met behulp van de pijltjes de medewerkers die lid moeten worden van de groep van links naar rechts. Selecteer, om alle medewerkers in één keer te koppelen, de optie [Alle medewerkers] en verplaats deze naar rechts. Het selecteren van deze optie heeft als voordeel dat een lidmaatschap niet aangepast hoeft te worden wanneer er nieuwe medewerkers worden toegevoegd.

Medewerker lid maken van een medewerkergroep

Een medewerker lid maken van een medewerkergroep gaat als volgt:

1.Selecteer een medewerker.

2.Klik op Bewerk.

3.Selecteer tabblad Is lid van.

4.Verplaats met behulp van de pijltjes de medewekergroepen waarvan de medewerker lid moet worden van links naar rechts.

In de geselecteerde medewerkergroepen lijst zijn groepen waarvoor [Alle medewerkers] is geselecteerd gemarkeerd met een asterisk en in de kleur magenta. Dit groepslidmaatschap kan hier niet worden gewijzigd maar alleen op tabblad Groepsleden van de betreffende medewerkergroep.

Medewerkers en medewerkergroepen autoriseren

Een medewerker of medewerkergroep kan worden geautoriseerd om urenboekingen te maken op verschillende aspecten. Ga daarvoor als volgt te werk:

1.Selecteer de medewerker of medewerkergroep.

2.Klik op Bewerk.

3.Ga naar het tabblad Autorisaties.

4.Op het tabblad Overzicht ziet u alle reeds gekoppelde aspecten. Klik op add_duallist om nieuwe aspecten te koppelen of koppelingen te verwijderen.

Het koppelen van aspecten kan ook op het tabblad Toekennen van de tabbladen van het aspect zelf. Hieronder ziet u het tabblad Toekennen van het aspect Klant. Op dit tabblad kunt u zien welke klanten en klantgroepen reeds gekoppeld zijn en welke klanten en klantgroepen allemaal nog beschikbaar zijn. Op het tabblad Effectief worden alle effectieve autorisaties getoond, zowel direct verkregen als ook via groepslidmaatschappen.

Met behulp van de pijltjes kunnen de klanten van links naar rechts verplaatst worden. Selecteer, om alle klanten en klantgroepen in één keer te koppelen, de optie [Alle klanten] en verplaats deze naar rechts. Het selecteren van deze optie heeft als voordeel dat de autorisatie niet aangepast hoeft te worden wanneer er nieuwe klanten of klantgroepen worden toegevoegd. Het tekstvak boven de lijst kan gebruikt worden om gegevens snel op te zoeken.

TIP: Bij Klant, Product en Activiteit kunnen de autorisaties ook worden ingesteld. Dus als er bijvoorbeeld een nieuwe activiteit is toegevoegd, hoeft u niet per medewerker of medewerkergroep de autorisaties in te stellen, maar kunnen er in 1 keer meerdere medewerkers of medewerkergroepen worden geautoriseerd voor de activiteit.

Programmamodules voor medewerkers en medewerkergroepen instellen

Per medewerker of medewerkergroep kan de toegang per programma module afzonderlijk worden ingesteld. Ga daarvoor als volgt te werk:

1.Selecteer de medewerker of medewerkergroep.

2.Klik op Bewerk.

3.Ga naar het tabblad Programmamodules.

4.Zet een vinkje voor elke programmamodule (of modulegroep) waartoe de medewerker of medewerkergroep toegang heeft.

TIP: Medewerkers kunnen de programma module toegang ook verkrijgen via hun groepslidmaatschap. Vink "Effectief" aan om de effectieve programmamodule toegang te tonen (niet beschikbaar voor groepen of tijdens wijzigen).

Toegang voor medewerkers instellen

Per medewerker kan ingesteld worden tot wiens uren-, rapportage-, verlof- en accorderingsgegevens diegene toegang heeft, dit gaat als volgt:

1.Selecteer de medewerker.

2.Klik op Bewerk.

3.Ga naar het tabblad Toegang.

4.Kies tabblad Uren, Rapportage, Verlof of Accordering.

In het gekozen tabblad (in onderstaand voorbeeld Uren) zijn er 3 opties:

1.Mag de medewerker alleen zijn eigen uren zien? Selecteer dan [Persoonlijk] in de lijst en verplaats deze met behulp van de pijltjestoetsen naar rechts (Geselecteerde Medewerkers).

2.Mag de medewerker de urenboekingen inzien van alle medewerkers? Selecteer dan [Alle Medewerkers] in de lijst en verplaats deze met behulp van de pijltjestoetsen naar rechts (Geselecteerde Medewerkers).

3.Mag de medewerker de urenboekingen inzien van een beperkt aantal medewerkers of groepen? Selecteer dan met behulp van de pijltjes de betreffende medewerker(s) of groep(en) in de lijst en verplaats deze met behulp van de pijltjestoetsen naar rechts (Geselecteerde Medewerkers). Waarschijnlijk moet de medewerker zelf ook geselecteerd worden, anders heeft de medewerker geen toegang tot zijn eigen uren.

N.B. Desgewenst kan toegang tot accordering, behalve op medewerker, ook ingesteld worden op basis ven één van de andere aspecten (zie Instellingen | Accordering).

Accordering voor medewerkers instellen

Per medewerker kunnen nog een aantal gegevens m.b.t. Accordering worden ingesteld. Dit gaat als volgt:

1.Selecteer de medewerker.

2.Klik op Bewerk.

3.Ga naar het tabblad Accordering.

4.Voer onderstaande gegevens in:

Uren aanpassen tot niveau	Kies hier het accorderingsniveau tót welke de medewerker een geaccordeerde urenboeking nog mag aanpassen (d.w.z. wijzigen van urenboekingen met dit accorderingsniveau of hoger is niet meer toegestaan voor deze medewerker).
Maximum accorderingsniveau	Kies hier het accorderingsniveau dat de medewerker (als deze geautoriseerd is voor accordering) maximaal mag zetten.
Kan verlof accorderen	Aanvinken indien deze medewerker (als deze geautoriseerd is voor verlof) ook verlof mag accorderen.
Toegang accordering instellen op basis van aspect	Kies hier het aspect op basis waarvan de toegang voor accordering ingesteld moet worden (persoonlijke instelling).