Behalve gewerkte uren kan in TimeWriter natuurlijk ook de verlofuren worden bijgehouden. In TimeWriter kan de administratie hiervoor prima worden bijgehouden. Het bevat geen rekenmodules om uit te rekenen op hoeveel uur iemand recht heeft. Wel kan je hiervoor de nodige stamgegevens invoeren en TimeWriter kan dan bijhouden hoeveel uur hiervan door een medewerker al zijn opgenomen en op hoeveel uur iemand dus nog recht heeft.
Per verlofsoort kan je uren aan medewerkers toekennen. Ook kan je per verlofsoort aangeven of je deze mee wilt laten tellen voor het saldo.
In dit blog vertel ik hoe je de verlof uren kunt instellen en beheren. Daarvoor ga ik ervan uit dat je beheerrechten hebt voor de verlofuren. Een aantal opties die besproken worden zijn voor de meeste medewerkers niet zichtbaar maar zijn voorbehouden aan de medewerkers die verlofuren moeten kunnen beheren.
Activiteiten aanmaken.
Om verlofuren te kunnen boeken moeten er activiteiten worden aangemaakt met namen die overeenkomen met de verschillende soorten verlof. ( b.v. regulier verlof, bijzonder verlof). Daarvoor ga ik binnen de stamgegevens naar activiteit en voeg hier de gewenste activiteiten (verlofsoorten) toe. Hier geef je ook aan welke medewerkers of medewerkgroep mag boeken op de aangemaakte verlofsoort.
Van activiteiten verlofsoorten maken.
Nu de activiteiten zijn aangemaakt ga ik TimeWriter vertellen dat deze activiteiten bedoeld zijn om verlof te gaan bijhouden, hiervoor ga ik binnen Onderhoud en Instellingen, naar instellingen, verlof. Bij de verlof-instellingen kan ik aangeven dat de verlofsoorten een activiteit is.
Ik selecteer het tabblad Verlofsoorten en kies voor nieuw. Nu kan ik de aangemaakte verlofactiviteiten selecteren en aangeven hoeveel uur op jaarbasis men standaard recht heeft. Ook kan ik hier aanvinken of het moet worden meegenomen voor het saldo.
De meeste verlofsoorten wil ik mee laten nemen in het saldo. Bij buitengewoon verlof wil ik dat niet. Ook kan ik ervoor kiezen om de uren dat een medewerker ziek is als soort van verlof bij te houden. In dat geval wil ik het ook niet bij het saldo mee laten tellen.
Als een verlofsoort niet hoeft te worden meegenomen in het saldo laat ik het aantal uren op 0 staan. Van dit type verlof weet ik doorgaans niet of een medewerker hier gebruik van gaat maken dus laat ik dat op 0 staan. Medewerkers kunnen hier wel gewoon op boeken.
Verlofrechten toekennen.
Als dit klaar is kan ik per medewerker de verlofrechten gaan toekennen. Hiervoor ga ik naar verlofbeheer. Ik klik op verlofrechten genereren en kan nu aangeven welk verlof ik voor wie wil toekennen. Ook kan ik hier nog het aantal uur aanpassen. Een medewerker met een parttime functie zal minder verlofuren mogen boeken dan een collega met een fulltime dienstverband.
Door de Control toets ingedrukt te houden kan ik de medewerkers die hetzelfde aantal uren verlof mogen boeken selecteren. Daarna kan ik aangeven welk verlof ik wil laten genereren en hoeveel uur deze medewerkers mogen boeken. Daarna klik ik op Genereren om TimeWriter automatisch de verlofrechten aan de geselecteerde medewerkers toe te kennen.
In het verlofbeheer kan ik als manager nu precies zien hoeveel uren verlof iemand nog heeft open staan. Als medewerkers boeken op deze verlofuren kan ik hier ook zien wanneer een medewerker hoeveel uur heeft opgenomen en hoeveel uur iemand nog over heeft.
Eventuele niet opgenomen uren van voorgaande jaren zie ik hier ook terug.
Ik zie hier zowel de uren met saldo als de uren zonder saldo. De uren met saldo worden groen en rood gemarkeerd. Zo zie ik in 1 oogopslag hoeveel uren er zijn toegekend en hoeveel uren reeds opgenomen. Verlofuren zonder saldo worden niet gemarkeerd.
Verlofuren boeken.
Als ik als medewerker verlofuren wil boeken maak ik een normale urenboeking voor de uren die ik normaal zou hebben gewerkt maar nu vrij neem. Bij activiteit kies ik nu voor het soort verlof waar ik voor wil boeken.
Verlofoverzicht.
Om mijn eigen verlofuren te kunnen zien en te weten hoeveel uur ik nog mag boeken ga ik naar het verlofoverzicht. Hier zie ik als medewerker hoeveel uren er zijn toegekend en hoeveel uren ik reeds opgenomen heb. Per verlofsoort krijg ik een samenvatting van hoeveel uur ik nog mag boeken. Eventuele verlofuren die niet meetellen voor het saldo zie ik hier ook terug.
In onderstaande afbeelding zie je een voorbeeld overzicht zoals ik die als medewerker zie.
