Binnen TimeWriter zijn er diverse koppelingen mogelijk met boekhoudprogramma’s. De klantgegevens en facturen kunnen zo eenvoudig in de boekhouding worden verwerkt. In dit blog gaan we dieper in op de verschillende soorten koppelingen.
Selecteer Koppeling
Als eerste ga ik naar Facturering, Instellingen en vervolgens naar de Boekhouding. Hier kan ik de juiste koppeling selecteren. Zie het blog
overzicht-boekhoudkoppelingen voor een compleet overzicht van de mogelijke koppelingen. Om een andere koppeling in te stellen klik ik op bewerk en daarna kan ik de koppeling van mijn keuze aangeven.
Het tweede tabblad past zich aan de gekozen koppeling aan. In dit tabblad kan je de juiste gegevens instellen voor de gekozen koppeling. Hier kan je onder andere aangeven wat de grootboeken zijn voor omzet en debiteuren en welke BTW percentages er moeten worden gebruikt.
Export journaalposten
Een aantal koppelingen bestaan uit de export van journaalposten die vervolgens eenvoudig weer geïmporteerd kunnen worden in de boekhouding. Bij dit type koppeling moet ik altijd handmatig een export maken van de facturen en deze vervolgens ook weer handmatig inporteren in de boekhouding. Ik heb gekozen voor een koppeling met Snelstart op basis van de export journaalposten.
Als alle instellingen goed staan ga ik naar mijn facturen. Van de facturen die nog niet in mijn boekhouding staan kan ik nu een export maken. Ik selecteer de facturen waar ik een export van wil en klik op Export Journaalposten Snelstart.
Ik kan nu aangeven dat ik een export wil van de huidige selectie en klik op Oké.
TimeWriter heeft nu twee excel overzichten van de facturen en bijbehorende klanten gemaakt. Deze kan ik eenvoudig openen door op “open map” te klikken. Als ik de map heb geopend kom ik meteen op de juiste bestandslocatie met alle facturen en exports. Van de facturen zelf heeft TimeWriter een pdf en een xml gemaakt. De journaalposten staan in een Excel overzicht, de klanten staan in een apart excel document. Het Excel bestand kan ik gebruiken om te importeren in mijn boekhouding.
API koppeling
Voor een aantal boekhoudprogramma’s heeft TimeWriter ook een API koppeling. In tegenstelling tot de export koppelingen wordt de boekhouding met een API echt gekoppeld. Bij instellingen moet je dan ook de inloggegevens instellen en de juiste boekhouding selecteren. Als ik dit instel en vervolgens een factuur maak, wordt dit automatisch in de boekhouding verwerkt. Alle gegevens worden meteen doorgezet.
Bij facturen is de export optie en "open map" nu ook niet meer aanwezig. Deze functies worden bij een API niet gebruikt omdat alles al automatisch verwerkt wordt.
Dit heeft als grote voordeel dat ik geen handmatige acties meer hoef te doen en niets meer zelf nog hoef te importeren. Hierdoor is de boekhouding altijd up to date.
Synchronisatie klanten
Bij het verwerken van de facturen in de boekhouding hoort ook de synchronisatie van mijn klanten. Bij de meeste koppelingen is het belangrijk dat elke klant zijn eigen debiteurennummer heeft. Daarnaast kan ik allerlei andere gegevens zoals BTW nummer en adresgegevens e.d. ook bij mijn klanten invoeren.
Door de koppelingen worden deze gegevens meegenomen naar de boekhouding. De API koppelingen doen dit automatisch. Bij de andere koppeling maakt TimeWriter een export van de relatiegegevens met alle info van de debiteuren. Door deze te importeren / synchroniseren met de boekhouding is alles weer up to date en heb ik alle belangrijke klantgegevens ook in de boekhouding staan.
Koppeling op klantniveau
TimeWriter werkt met koppelingen op klant niveau. Elke klant heeft uiteraard zijn eigen facturen. Er is geen koppeling op artikelniveau. De factuurregels van TimeWriter kunnen namelijk groeperingen bevatten waarbij diverse werkzaamheden samengevat worden op 1 regel. Bij een koppeling op artikelniveau kan dat niet omdat een groepering verschillende artikelen kan bevatten. De groepering zou dan dus een probleem kunnen worden.
Bij een koppeling op artikelniveau zou ik per factuurregel maar 1 artikelcode mogen hebben.
Dat is een te grote beperking en daarom is er gekozen om alleen een koppelingen op klantniveau te doen en niet op artikelniveau.
