Gegevens van o.a. klanten en medewerkers kan je heel makkelijk importeren. Alle soorten stamgegevens hebben een knop importeren waarmee je vrij eenvoudig informatie vanuit Excel importeert in TimeWriter.
Gegevens importeren
Stamgegevens zoals klanten, medewerkers en activiteiten kan ik heel eenvoudig importeren in TimeWriter. Vooral tijdens de eerste inrichting kan dit erg handig zijn. Als je TimeWriter al in gebruik hebt zullen klanten en/of medewerkers eerder 'druppelsgewijs' ontstaan en is import dus minder relevant. (hoewel het natuurlijk wel kan, maar door onjuist gebruik van het sleutelveld kan het eenvoudig mis gaan en heb je zo een paar honderd dubbele klanten). Om de gegevens te importeren ga ik naar het overzicht waar ik de gegevens in wil importeren. Voor nieuwe klanten ga ik daarom naar Klant.
Ik klik op Importeer.
Er komt nu een nieuw venster waar ik het Excel bestand kan selecteren door op de 3 puntjes te klikken. Als ik het bestand heb geselecteerd kan ik aangeven welke kolom welke informatie bevat. Zo hoeven de kolommen niet exact hetzelfde te heten als binnen TimeWriter. Ik kan simpelweg de juiste gegevens aan elkaar koppelen.
Daarna klik ik op Start importeren. TimeWriter zet nu alle gegevens in de database. Als alles klaar is meldt TimeWriter hoeveel regels er succesvol zijn geïmporteerd. Het scherm kan ik nu sluiten en ik kan de geïmporteerde gegevens gebruiken bij mijn boekingen.
Sleutelveld
Behalve het koppelen van de kolommen vraagt TimeWriter ook wat het sleutelveld is.
In een database moet er per regel altijd iets zijn wat echt uniek is. Voor klanten kan dat bijv. het debiteurennummer of de afkorting zijn. Er kan maar 1 klant zijn met dit nummer of deze afkorting. Dit noem je een sleutelveld.
Als ik extra gegevens van mijn klanten wil importeren kan ik door dat sleutelveld alle informatie aan de al bestaande klanten toevoegen. Door het sleutelveld weet TimeWriter dat de geïmporteerde informatie bij die klant hoort.
Geschikte bestanden.
TimeWriter kan gegevens uit Excel importeren. Ik heb dus een “.xls” of “.xlsx” bestand nodig.
De te importeren gegevens moeten altijd op het 1e werkblad staan.
De 1e rij bevat normaal gesproken de kolomtitels. Bij het vullen en werken met een tabel in Excel wil ik natuurlijk wel weten welke kolom welke informatie hoort te bevatten. Daarom kan ik in TimeWriter aangeven dat hij de 1e regel over mag slaan. Deze bevatten voor TimeWriter doorgaans geen waardevolle informatie. Vanaf regel 2 gaat hij alles importeren.
Het Excel overzicht is eenvoudig te maken. Omdat ik TimeWriter per kolom kan vertellen welke informatie de kolom bevat is het niet nodig de kolommen exact hetzelfde te noemen als binnen TimeWriter.
