Niet alle facturen gaan op basis van uurtje factuurtje. Je kunt als bedrijf ook een abonnement aanbieden waar de klant een vooraf afgesproken bedrag per periode voor betaald. Daarom heeft TimeWriter de mogelijkheid taken van het type abonnement aan te maken zodat je per periode de afgesproken abonnementen kan factureren, ongeacht het aantal uur dat daadwerkelijk voor de klant gemaakt is.
Deze functie is heel handig omdat ik met 1 druk op de knop alle abonnementen kan factureren. Het programma zorgt ervoor dat ik niets vergeet maar ook niets dubbel factureer. Zeker bij support abonnementen kan het natuurlijk voorkomen dat er meer of minder uren worden gemaakt voor een bepaalde klant. Door een periodieke taak kan ik heel eenvoudig de afgesproken facturen maken zonder te kijken naar de werkelijke uren.
Aanmaken nieuw abonnement.
Om binnen TimeWriter een nieuw abonnement aan te maken ga ik naar taken en kies daar voor een nieuwe taak. Omdat het een abonnement is, ga ik naar het tabblad facturatie en kies daar voor periodiek. Hier kan ik ook de prijs van het abonnement aangeven en wat de frequentie is.
Instellen en opmaken van de factuurregels
Na afloop van een periode wil je natuurlijk ook de facturen maken. De factuurregels zijn goed in te stellen met allerlei variabelen zodat het helemaal naar wens is. Daarvoor ga ik naar de factuur instellingen. Hier kan ik de factuurregel van mijn taak gaan bewerken.
Ik heb hier de keuze uit diverse gebruikersvelden zoals taakgroep en diverse datum opties zoals maand en jaar. Ideaal als je duidelijk op de factuur wilt hebben over welke periode de factuur gaat.
Omdat ik maandelijkse facturen verstuur wil ik graag de maand op mijn factuur regel vermeld hebben. Daarom sleep ik %Maand% naar de template. In de template omgeving kan ik gewoon typen zodat ik de regels helemaal kan indelen en weergeven zoals ik dat graag op mijn factuur terug wil zien. De velden tussen % symbolen geven aan dat dit variabelen zijn.
Genereren orders
Nu ben ik helemaal klaar om mijn facturen te gaan maken. Mijn bedrijf heeft meerdere klanten en de meeste klanten hebben ook meerdere abonnementen afgesloten. Hierdoor kun je makkelijk het overzicht verliezen van wat er aan een klant gefactureerd moet worden. Ook wil je natuurlijk maar 1 factuur per periode naar je klant versturen.
Gelukkig kan ik TimeWriter vragen om alle orders voor mij te genereren. Hierdoor kan ik niets vergeten of dubbel factureren.
Ik ga naar Facturen en klik op Genereer orders. Bij periode geef ik aan over welke periode ik facturen wil gaan maken. Daarna klik ik op “Bekijk te genereren orders”. Het systeem geeft me nu een overzicht van alle nog te factureren taken en uren.
Door te klikken op Genereer deze orders maakt het systeem keurig per klant de juiste orders aan. Voor elke klant 1 order.
Op de afbeelding zie je dat mijn klant “Bedrijf ABC” 2 abonnementen heeft lopen. Per abonnement zie je wat de kosten zijn. Zo is het voor de klant duidelijk hoe de factuur is opgebouwd. Als alles naar wens is kan ik kiezen voor Factuur maken zodat de factuur daadwerkelijk gemaakt wordt en naar een eventueel gekoppeld boekhoudsysteem kan worden doorgezet.
Werkelijke omzet vergelijken met geboekte tijd
TimeWriter heeft de mogelijkheid om de omzet die hoort bij een bepaalde periode uit te rekenen. Dit kan erg handig zijn als je meerdere taken en abonnementen met diverse looptijden hebt lopen bij verschillende klanten. Het is dan goed af en toe te kijken of de omzet wel in verhouding staat tot de uren die erin zitten. Vaak komt de omzet in een andere periode dan het werk daadwerkelijk wordt gemaakt omdat men achteraf betaald. Deze rapportage kan een berekening maken van de omzet die bij een periode hoort, ongeacht de facturatie en hoeveel uur er mogelijk al op geboekt is.
Hiervoor ga ik naar Rapporten en vervolgens kies ik voor Periodiek. Ik kan hier aangeven voor welke periode ik een rapport wil hebben. Ik krijg dan een overzicht met per klant welke uren reeds gefactureerd zijn en welke omzet er voor die abonnementen bij die periode hoort. TimeWriter rekent hiervoor de prijs per dag uit en vermenigvuldigt dat met het aantal dagen in de periode.
