Niet alle facturen gaan op basis van uurtje factuurtje. Voor sommige projecten gelden vaste tarieven, ongeacht het aantal manuren. Daarom heeft TimeWriter de mogelijkheid taken aan te maken met een vast tarief wat voor facturatie niet kijkt naar het aantal geboekte uren.
Deze functie is heel handig omdat ik nu met 1 druk op de knop alle werkzaamheden en projecten per klant kan factureren. Het programma zorgt ervoor dat ik niets vergeet maar ook niets dubbel factureer.
In dit blog alles over projecten (of diensten) met een vaste prijs.
Binnen TimeWriter kan ik orders genereren vanuit mijn urenregistratie en hier ook facturen van maken. Deze facturen zijn geheel aan te passen zoals ik dat wil zodat het goed past bij het bedrijf en de werkzaamheden.
In dit blog ga ik dieper in op het aanpassen van de factuurregels.
TimeWriter is natuurlijk bij uitstek een urenregistratie programma. Ik kan hier precies in bijhouden welke uren ik heb gemaakt, voor wie en wat ik dan gedaan heb.
TimeWriter biedt ook de mogelijkheid om deze uren om te zetten in een factuur. Dat is heel handig als die uren ook de basis vormen van je factuur. Dat voorkomt fouten en onnodig werk. TimeWriter weet immers precies welke uren je geboekt hebt en kan dat 1 op 1 voor je overzetten in een factuur.
TimeWriter heeft verschillende opties. Als ik TimeWriter voor mijn bedrijf wil gaan gebruiken kan ik kiezen tussen Standaard en Professional licentie.
In dit blog ga ik in op de verschillen tussen de beide opties zodat ik een goede keuze kan maken welke optie voor mijn bedrijf het beste is. Eerst geef ik kort aan wat de diverse verschillen zijn. Daarna zal ik uitgebreider ingaan op de opties.
TimeWriter beschikt over een aantal boekhoudkoppelingen. De keuze van de te gebruiken boekhoudkoppeling is nogal van invloed op de mogelijkheden en werkwijze binnen TimeWriter. In dit overzicht hieronder kunt u zien wat de consequenties zijn van een keuze voor een bepaalde boekhoudhoudkoppeling.
Binnen TimeWriter kan ik heel eenvoudig facturen opmaken aan de hand van de geboekte uren of abonnementen die klanten hebben. TimeWriter heeft hiervoor ook koppelingen met diverse boekhoudpakketten zodat de facturen snel en makkelijk in je boekhouding verwerkt kunnen worden.
In dit blog ga ik in op het maken en aanpassen van de facturen zodat de factuur helemaal is zoals ik die graag verstuur naar mijn klanten en hoe ik deze in mijn boekhouding kan verwerken.
Binnen TimeWriter kan ik ook werken met To Do lijsten. Zo kan ik samen met mijn collega’s werken aan projecten en de voortgang van alle werkzaamheden goed in de gaten houden. Ik kan er per project voor kiezen of de uren die voor dit project gemaakt worden gefactureerd moeten worden of niet.
Het grote voordeel hiervan is dat je in TimeWriter niet alleen de voortgang van het project goed in de gaten kan houden maar ook registreert hoeveel uur er is besteed aan het project.
In dit blog ga ik in op het aanmaken en bijwerken van een to do lijst voor een project zonder facturatie.
Gegevens van o.a. klanten en medewerkers kan je heel makkelijk importeren. Alle soorten stamgegevens hebben een knop importeren waarmee je vrij eenvoudig informatie vanuit Excel importeert in TimeWriter. Vooral tijdens de eerste inrichting is dit erg handig. In dit blog laat ik zien hoe je gegevens importeert.
Binnen TimeWriter kan ik op diverse plekken in het programma extra velden toevoegen. Zo kan ik binnen de urenregistratie extra velden toevoegen om opmerkingen of extra gegevens over die ene boeking vast te leggen. Bijvoorbeeld hoeveel km er voor een bepaalde afspraak is gemaakt.
Maar ook binnen de stamgegevens als ik bijv. extra informatie over een klant wil registreren, bijvoorbeeld in welk land een klant gevestigd is.
In dit blog ga ik nader in op het aanmaken van eigen gebruikersvelden en hoe je die terug ziet in de rapportages.
TimeWriter slaat alle instellingen en geboekte uren e.d. op in een database. Deze database moet natuurlijk ergens staan. Bij het gebruik van TimeWriter kan je kiezen tussen een lokale database of een database in de Cloud (op een server van TimeWriter).
In dit blog ga ik beide opties bekijken en geef ik aan wat de voor en nadelen van de beide opties zijn zodat je een goede keuze kan maken welke optie het beste bij je past.
In TimeWriter hou je alle gewerkte uren bij. Als er op basis van de gewerkte uren gefactureerd wordt, is het daarom heel fijn om in 1 oogopslag te zien wat de tariefafspraken zijn en voor welk bedrag er gefactureerd mag worden.
TimeWriter heeft daar de module tariefafspraken voor. Hier kan je aangeven welk tarief er standaard aan de gewerkte uren moet worden gekoppeld. Als er verschillende tarieven zijn kan je hier ook de uitzonderingen ingeven en wanneer welke tariefafspraak moet worden gekozen.
Behalve gewerkte uren kan in TimeWriter natuurlijk ook de verlofuren worden bijgehouden. In TimeWriter kan de administratie hiervoor prima worden bijgehouden. Het bevat geen rekenmodules om uit te rekenen op hoeveel uur iemand recht heeft. Wel kan je hiervoor de nodige stamgegevens invoeren en TimeWriter kan dan bijhouden hoeveel uur hiervan door een medewerker al zijn opgenomen en op hoeveel uur iemand dus nog recht heeft.
Per verlofsoort kan je uren aan medewerkers toekennen. Ook kan je per verlofsoort aangeven of je deze mee wilt laten tellen voor het saldo.
In het vorige blog zijn de referentie uren besproken.
Ik kan TimeWriter vertellen hoeveel uren elke medewerker normaal gesproken werkt en ik kan TimeWriter daar ook op laten controleren. Dat is belangrijk om te voorkomen dat medewerkers te weinig of juist te veel uren werken.
TimeWriter weet ook wanneer een dag een feestdag is. Deze dagen worden in het weekrooster met een afwijkende kleur aangegeven. Zo zijn ze goed herkenbaar. Op de feestdagen moet de medewerker handmatig de uren die hij/zij normaal gesproken zou hebben gewerkt boeken. Dit kan TimeWriter niet automatisch voor je doen. In dit blog leg ik uit waarom dat niet automatisch gebeurd.
TimeWriter is bij uitstek geschikt om de gewerkte uren van medewerkers bij te houden. Het systeem kan bovendien controleren of een medewerker wel voldoende uren heeft ingeboekt. Het is erg fijn om per week in de gaten te houden of alle uren wel goed geboekt worden. Eventuele afwijkingen kunnen zo snel en vroegtijdig gesignaleerd worden waardoor achterstanden worden voorkomen.
In TimeWriter kan ik instellen dat het systeem hier automatisch op moet controleren. Dit doet het systeem dan elke keer als ik het programma start of afsluit en waarschuwt als de uren afwijken. Hierdoor worden medewerkers er vroegtijdig op gewezen als hun boekingen niet kloppen.
Niet alle facturen gaan op basis van uurtje factuurtje. Je kunt als bedrijf ook een abonnement aanbieden waar de klant een vooraf afgesproken bedrag per periode voor betaald. Daarom heeft TimeWriter de mogelijkheid taken van het type abonnement aan te maken zodat je per periode de afgesproken abonnementen kan factureren, ongeacht het aantal uur dat daadwerkelijk voor de klant gemaakt is.