Een begroting budgetteren op basis van werknemers

Een van de belangrijke onderdelen van het financiële succes van een organisatie is een kloppende begroting budgetteren . Vaak wordt managers hierbij de opdracht gegeven om op basis van huidige kosten een begroting samen te stellen voor het volgende jaar. Een voordeel hiervan is dat de organisatie een betere inschatting kan maken van hoe hoog of laag de kosten van personeel en overige budgetten ligt. Vaak merken managers echter dat het moeilijk is om goede data te verkrijgen wat betreft gewerkte uren en bijbehorende kosten. Vooral bedrijven die met zzp’ers werken of détachés kunnen soms moeilijk uitzoeken hoeveel uren men nu echt gewerkt heeft. In de meeste gevallen houdt personeel uren bij in een spreadsheet. Spreadsheets die in sommige gevallen kwijt raken of onvolledig worden ingevuld.

Begroting budgetteren met correcte data

Het halen van data uit excel sheets of andere spreadsheets is heel erg veel werk. Vaak werken verschillende werknemers met verschillende methodes, of vergeten sommige hoeveel uur ze ook alweer gewerkt hadden. Daarbij is het een traag proces om elk sheet te controleren en eventueel af te zetten tegen andere sheets. Dit vergt veel overzicht en biedt veel kansen voor fouten. Hierdoor worden begrotingen vaak ruwer opgesteld dan nodig. Dit kan een organisatie duizenden, of honderden duizenden euro’s per jaar kosten. Het is daarom belangrijk dat een organisatie er alles aan doet om gebruik te maken van een gecentraliseerde digitale oplossing. Denk hierbij aan een software voor urenregistratie. Dergelijke software zorgt namelijk dat personeel elke dag de gewerkte uren bij kan houden door middel van een intuïtief programma. Hierdoor komt alle data in een zelfde database, die een manager vanaf elke plek op aarde kan bekijken en bewerken.

De voordelen van online urenregistratie

Een goede software voor urenregistratie is gemakkelijk in gebruik en is binnen een dag actief. Dankzij deze gecentraliseerde oplossing, komt alle werknemer-gerelateerde data in een database terecht, waar managers vervolgens allerlei relevante informatie uit kunnen halen. Daarbij is het bijvoorbeeld mogelijk om data tegen elkaar uit te zetten. Zo kan het aantal gewerkte uren tegen de totale kosten worden afgezet, om een beeld van de Return On Investment te krijgen. Daarbij is het ook interessant om te zien hoe effectief personeel werkt. Het personeel kan zelf bijhouden hoeveel uren ze werken, maar ook waaraan zij werken. Daardoor hebben mensen zelf ook een goed overzicht van taken en projecten.

Taken bijhouden

Wanneer personeel taken bijhoudt in een urenregistratie software, wordt het gemakkelijker voor een manager of teamleider om overzicht te houden van wat er allemaal gebeurt. In de meeste gevallen kan iedereen een taak aanmaken in elk account onder verschillende categorieën. De namen van die categorieën kunnen in die gevallen aangepast worden. Ze kunnen bijvoorbeeld de naam krijgen van het project. Hierdoor kunnen werknemers vervolgen hun gewerkte uren ophangen aan dit specifieke project. Dit geeft een manager of financieel planner de mogelijkheid om de kosten van specifieke projecten in de gaten te houden.

Uren koppelen aan betalingen

Software voor urenregistratie kent natuurlijk niet alleen de mogelijkheid om uren bij te houden. Het biedt ook de mogelijkheid om factureringen en salarissen te automatiseren. Door de uurtarieven van bijvoorbeeld extern personeel in de software te zetten, wordt automatisch bijgehouden hoeveel deze persoon werkt. 

 

Begroting budgetteren op basis van correcte data​​​​​​​

Door een goede software te implementeren, heeft u geen problemen meer met het samenstellen van een kloppende begroting. De software geeft de mogelijkheid om verschillende rapporten uit te draaien die u nog meer inzichten geven in uw personeel en de gewerkte uren. Daarbij is dergelijke software gemakkelijk te installeren, mee te schalen met de grootte van uw organisatie en gemakkelijk in gebruik.